کاغذی کارروائی - یہ کیا ہے؟ آفس مینجمنٹ اور دستاویز کے انتظام

کئی تنظیموں کے آپریشن کی کامیابی کو ایک مناسب طریقے سے تعمیر کے کام پر منحصر ہے. ہر ملازم، کاغذی کارروائی کو سمجھنے کے لئے اس سے بھی زیادہ سر چھوڑ دو. یہ کیا ہے، کیا اس کی خصوصیات بنیادی اقسام ہیں، اور اس کام کے فلو کو منظم کرنے میں اکاؤنٹ میں لے لیا ہے؟

بنیادی تصورات

ہر کمپنی، قطع نظر اس کی حیثیت اور کاروبار کے عام نصاب میں ملازمین کی تعداد کی پیداوار اور دستاویزات کی ایک بڑی تعداد کو ہینڈل. ان میں سے سب تنظیمی اور انتظامی دستاویزات سے تعلق رکھتے ہیں. اس سلسلے میں اہم تصورات کے ریکارڈ کے انتظام اور دستاویز کے انتظام شامل ہیں.

سرکاری دستاویزات کی تخلیق کو یقینی بناتا ہے کہ، اسی طرح ان کے ساتھ کام کو منظم کاغذی کارروائی کال سرگرمی. بدلے میں، دستاویز کے تحت لمحے وہ بنائے یا وصول کر رہے تھے پہلے ان کے ساتھ کام کی تکمیل کرنے سے کمپنی میں دستاویزات کی تحریک کو منظم کرنے کے لئے جس کا مقصد ایک سرگرمی سمجھنے کے لئے (مکتوب الیہ، ذخیرہ کرنے کی ترسیل کو بھیجنے).

اکثر دفتر تنظیم کے عمل کی نگرانی کرنے والے ایک یا زائد ملازمین منتخب کرتا ہے.

کوئی کاروبار آزادانہ قانون کے موجود نہیں کر سکتے. بس اتنا ریکارڈ رکھنے اور کاغذی کارروائی باقاعدہ. ان علاقوں میں سوالات سیکرٹریز، archivists اور اہلکاروں محکمہ کے ملازمین کا فیصلہ.

ڈیٹا کی بنیاد پر آفس کا کام ایک کاغذ یا الیکٹرانک آلہ کی تخلیق کے ذریعے سٹکنی. اس سلسلے میں، یہ ہے کہ، اس پر عملدرآمد کرنے کی تخلیق کے وقت سے ایک دستاویز کی نقل و حرکت کاغذی کارروائی نہیں ہے. کام کے فلو کو اندرونی و بیرونی حصوں میں تقسیم کیا جا سکتا ہے.

مندرجہ ذیل مراحل کی طرف سے پیش کی دستاویزات کی اندرونی گردش:

1. منصوبے کی دستاویز کی ترقی.
2. انتظامیہ کے ساتھ ہم آہنگی.
3. دستاویز پر دستخط.
4. رجسٹریشن دستاویز: تاریخ اور نمبر (دستاویز کی اشاعت کے بعد، یہ پھانسی کے لئے قبول سمجھا جاتا ہے).
5. وصول کنندہ اور کنٹرول کے لئے معلومات کو لانے.
6. پھانسی.
7. دستاویزات پر عملدرآمد کی اشاعت.
8. تباہی یا ارکائیونگ سیکیورٹیز، جن کی مدت ختم ہو گیا ہے.

بیرونی کاروبار میں مندرجہ ذیل اقدامات شامل ہیں:

1. کمپنی میں دستاویز کی رسید.
2. رجسٹریشن کی دستاویزات (دستاویزات کی پھانسی کے کنٹرول کے لئے ضروری) کا استقبال کیا.
3. واقف کار، پھانسی: خط و کتابت کے ساتھ نمٹنا.
4. رجسٹریشن کے جواب ضروری ہو تو.
5. محفوظ شدہ دستاویزات یا تباہی بنانا.

کیس کے حوالے سے انتظامیہ دستاویز:

• اپلنک (سر کو غلام سے)؛
• بہاو (کے سروں سے غلام)؛
• (ماتحتوں کے درمیان) افقی.

کسی بھی دستاویز کی ہر تحریک ایک خصوصی رجسٹر میں ریکارڈ کیا جانا چاہئے. یہ ایک لاگ بک، دستاویز، کارڈ، ای zine ہو سکتا ہے، وغیرہ

کون ذمہ دار ہے

بعض ملازمین کاغذی کارروائی میں delve نہیں کرتے. تنظیم میں کام کا بہاؤ پر عمل کرنے کی ہے - یہ ہے کیا یہ ان کی ذمہ داری ہے، کیونکہ سیکرٹری سے اچھی طرح واقف ہے. سیکرٹریٹ دفتر کی دستاویزات فراہم کرنے کا بنیادی کام انجام دینے کے لئے واجب ہے. شکل اور خصوصیت کے کام کو دیکھتے ہوئے، دفتر کے کام میں تقسیم کیا جا سکتا ہے:

1. مرکزی. ایک ہی محکمہ میں اور تمام سیکرٹریٹ ایک واحد مالک کے ساتھ مشروط ہے. یہ ایک سینئر سیکرٹری یا کلرک ہو سکتا ہے.
2. وکندریقرت. سیکرٹریز، اسی طرح ان ملازمین اپنے فرائض انجام دے سکتے ہیں جو کمپنی کے مختلف محکموں میں کام کرتے ہیں اور مختلف کمانڈروں کے ماتحت ہیں.
3. ملا. اکثر بڑے کاروباری اداروں میں پایا. دفتر تنظیم موصول سیکرٹریٹ کس قسم پر منحصر ہوگا.

چھوٹی تنظیموں میں استقبالیہ تقریب یا تو سر، جن کو یہ ذمہ داری تفویض کیا جاتا ہے کسی بھی ملازم کی طرف سے کارکردگی کا مظاہرہ کیا جا سکتا ہے. ان افعال کو روزگار کے ملازم کے کنٹریکٹ میں واضح نہیں کر رہے ہیں، تو یہ ان کے ضمنی معاہدے کی کارکردگی، جاری کرنے کے لئے جہاں انہوں نے درج کیا جائے گا، اور فرائض کلرک کارکردگی دکھانے کے لئے معاوضے کی رقم کی وضاحت کرنی چاہئے ضروری ہے.

ہدایات

قطع نظر کمپنی کے سائز اور اس کے سر شکل کے ریکارڈ کے انتظام دستی کے وجود کو نظرانداز نہیں کرنا چاہیے.

ہدایات - ریکارڈ کا انتظام قائم کرنے کی اجازت دیتا ہے ایک ریگولیٹری ایکٹ نہ صرف، ہے. یہ کیا ہے؟ یہ جس کی کوئی میعاد ختم ہونے کی تاریخ ہے کہ قیادت کے حکم کی طرف سے منظور کیا جاتا ہے کمپنی ہے، کے ایک داخلی دستاویز ہے.

تحریری دستاویزات کی تحریک کے اہم مراحل، حکام کسی خاص دستاویز پر دستخط کرنے کا حق ہے جو ان کی فہرست دی گئی نمونہ بھرنے اور رجسٹریشن فارم ہیں کر رہے ہیں.

HR آاٹسورسنگ

HR آاٹسورسنگ پر غور کریں. یہ کیا ہے؟ آپ کی تنظیم کے کم از کم ایک شخص چلاتا ہے، تو اسے متعلقہ دستاویزات حملہ کرنا لازمی ہے.

HR آاٹسورسنگ تحریک کے تحت شہری سرگرمی کے کام سے متعلق مخصوص دستاویزات کو سمجھتے ہیں. بار بار کے معاملات میں، اس طرح کی ایک دستاویز کے تعارف اہلکاروں محکمہ کے ملازمین کو تفویض کیا جاتا ہے. وہ ملازم، عمل سے دستاویزات کو قبول کریں، اور ریگولیٹ قواعد ہدایات پر ان کی دکان ضروری ہے. اس کے علاوہ، ان کے فرائض حساس سمیت ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ شامل ہیں.

HR آاٹسورسنگ جنرل، رازداری کے قوانین کے ساتھ عمل سے الگ کیا جاتا ہے.

کی اصلاح

اعلی ٹیکنالوجی اور کمپیوٹرائزیشن کی عمر میں، بہت سے کمپنیوں، چھوٹا نہیں، جو کاغذ کی دستاویزات لے جانے کے لئے جاری رکھنے کے ہوتے ہیں. دفتر کی دستاویزات اب بھی روایتی میگزین میں ریکارڈ کیا جاتا ہے اور حروف بھیج دیا جاتا ہے.

یہ دوبارہ تربیت کرنے کے لئے ملازمین کی ہچکچاہٹ کی وجہ سے سب سے پہلے، ہے، اور دوسرا، نہیں سب کو مالی حمایت حاصل ہے. لیکن ہر لیڈر کہ مستقبل میں اصلاح میں سرمایہ کاری کی ایک بہت نمایاں طور پر کمپنی کے اخراجات کو کم کر سکتا ہے کا احساس ہونا چاہئے.